Trong quá trình làm việc, sẽ có những thời điểm bạn cần tạm dừng công việc để giải quyết vấn đề cá nhân, sức khỏe hoặc nâng cao chuyên môn. Khi đó, một đơn xin nghỉ việc tạm thời được viết đúng chuẩn, rõ ràng và thuyết phục sẽ giúp bạn giữ được mối quan hệ tốt với doanh nghiệp và đảm bảo quyền lợi của mình. Bài viết dưới đây Langmaster Careers sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ khái niệm, cách viết đến mẫu đơn chuẩn nhất hiện nay.
1. Đơn xin nghỉ việc tạm thời là gì? Khi nào cần viết?
1.1. Khái niệm đơn xin nghỉ việc tạm thời
Đơn xin nghỉ việc tạm thời (hay đơn xin nghỉ không lương) là văn bản người lao động gửi cấp trên để xin tạm dừng làm việc trong một khoảng thời gian nhất định vì lý do cá nhân, sức khỏe hoặc gia đình, nhưng vẫn giữ mối quan hệ lao động và dự định quay lại làm việc sau đó.
Theo Điều 30 Bộ luật Lao động 2019, đây là sự thỏa thuận giữa hai bên về việc tạm dừng quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng. Trong thời gian này, người lao động thường không được hưởng lương (trừ trường hợp có thỏa thuận khác) nhưng vẫn được bảo lưu các quyền lợi nhất định tùy theo chính sách công ty.
1.2. Khi nào người lao động cần viết đơn xin nghỉ việc tạm thời?
Việc sử dụng mẫu đơn này thường xuất hiện trong các trường hợp mà thời gian nghỉ phép năm không đủ để giải quyết vấn đề cá nhân. Cụ thể:
- Vấn đề sức khỏe cá nhân hoặc người thân: Người lao động cần thời gian dài để điều trị bệnh hoặc chăm sóc bố mẹ, con cái đau ốm mà không có người thay thế.
- Nâng cao trình độ chuyên môn: Đây là trường hợp phổ biến đối với những nhân sự chất lượng cao. Họ muốn tạm nghỉ để đi du học, tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn hoặc lấy chứng chỉ quốc tế nhằm quay lại đóng góp tốt hơn cho công ty.
- Thực hiện nghĩa vụ quân sự hoặc nghĩa vụ công dân: Đây là trường hợp nghỉ theo quy định bắt buộc của pháp luật, công ty có trách nhiệm tạm hoãn hợp đồng và nhận lại nhân sự sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
- Việc gia đình đặc biệt: Giải quyết các vấn đề hôn nhân, di cư tạm thời hoặc các biến cố lớn cần sự có mặt của người lao động trong thời gian dài (thường từ 1 tháng đến 6 tháng).
- Nghỉ thêm sau thời gian thai sản: Đối với lao động nữ sau khi hết thời gian nghỉ thai sản theo quy định nhưng muốn nghỉ thêm không hưởng lương để chăm sóc con nhỏ.
>>> Xem thêm: 7 CÁCH “XIN NGHỈ VIỆC” KHÔN NGOAN KHIẾN SẾP KHÔNG THỂ CHỐI TỪ
2. Cấu trúc & cách viết đơn xin nghỉ việc tạm thời chuẩn
2.1. Phần tiêu đề và thông tin hành chính
Đây là bộ khung bắt buộc để văn bản có hiệu lực về mặt hành chính. Bạn cần trình bày trang trọng và chuẩn xác.
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Luôn nằm ở vị trí trang trọng nhất (phía trên cùng, bên phải hoặc căn giữa tùy mẫu).
- Tên văn bản: "ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC TẠM THỜI" - Viết hoa toàn bộ, in đậm và căn giữa trang giấy.
- Phần Kính gửi: Cần xác định rõ đối tượng có thẩm quyền phê duyệt. Thường bao gồm Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự và Quản lý trực tiếp.
- Ví dụ: Kính gửi: - Ban Giám đốc Công ty Langmaster
- Phòng Hành chính - Nhân sự
- Trưởng bộ phận Marketing
2.2. Thông tin cá nhân người làm đơn
Phần này giúp bộ phận nhân sự xác định chính xác đối tượng trên hệ thống quản lý hồ sơ. Hãy đảm bảo thông tin không có sai sót.
- Họ và tên: Viết đầy đủ theo căn cước công dân.
- Mã số nhân viên: Giúp tra cứu dữ liệu nhanh chóng (nếu công ty có hệ thống quản lý).
- Chức vụ & Phòng ban: Nêu rõ vị trí hiện tại để công ty đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc bạn vắng mặt.
- Ví dụ: Tôi tên là: Nguyễn Văn A. Mã nhân viên: LM1234. Chức vụ: Chuyên viên Content Marketing. Bộ phận: Marketing
2.3. Thời gian nghỉ và Lý do xin nghỉ
Để được duyệt đơn, bạn cần đưa ra mốc thời gian cụ thể và một lý do đủ sức nặng.
Thời gian nghỉ: Phải có ngày bắt đầu và ngày kết thúc rõ ràng. Nếu chưa chắc chắn 100%, hãy đưa ra một khoảng thời gian hợp lý nhất có thể.
- Ví dụ: "Tôi xin phép được nghỉ việc tạm thời trong khoảng thời gian từ ngày 01/05/2026 đến hết ngày 31/07/2026."
Lý do xin nghỉ: Hãy trình bày lý do một cách trung thực nhưng hướng đến sự tích cực hoặc tính cấp thiết.
- Ví dụ: "Tôi đã trúng tuyển khóa học 'Chiến lược Marketing toàn cầu' kéo dài 3 tháng. Đây là cơ hội quý báu để tôi cập nhật kiến thức mới, từ đó áp dụng vào các dự án mở rộng thị trường của công ty trong năm tới."
2.4. Kế hoạch bàn giao công việc cụ thể
Phần này chứng minh bạn là một nhân viên có trách nhiệm cao, ngay cả khi vắng mặt. Bạn cần cho sếp thấy rằng mọi thứ vẫn ổn khi bạn nghỉ.
- Trạng thái công việc: Liệt kê các đầu việc đang dang dở và tiến độ hiện tại.
- Người tiếp nhận: Nêu rõ tên đồng nghiệp sẽ hỗ trợ bạn (sau khi đã trao đổi trước với họ).
- Tài liệu/Tài sản: Ghi chú các vị trí lưu trữ file, mật khẩu hoặc công cụ làm việc đã bàn giao.
Ví dụ: "Các dự án SEO quý 2 tôi đã hoàn thiện 80%. Phần còn lại tôi xin bàn giao cho chị Trần Thị B tiếp quản. Toàn bộ danh sách từ khóa và báo cáo đã được tôi lưu trữ tại thư mục chung của phòng, đồng thời tôi đã gửi email hướng dẫn chi tiết cho người tiếp nhận vào ngày 25/04."
2.5. Lời cam kết và Chữ ký xác nhận
Khép lại tờ đơn bằng một lời hứa chắc chắn để tạo sự an tâm cho người sử dụng lao động.
- Cam kết thời gian: Khẳng định sẽ quay lại đúng hạn.
- Cam kết hỗ trợ: Sẵn sàng giải đáp thắc mắc từ xa nếu có vấn đề khẩn cấp xảy ra với phần việc đã bàn giao.
- Chữ ký: Ký tên và ghi rõ họ tên ở phía dưới bên phải. Phía dưới bên trái thường dành cho ý kiến của các cấp quản lý.
Ví dụ: "Tôi cam kết sẽ quay lại làm việc đúng ngày 01/08/2026. Trong thời gian nghỉ, nếu có vấn đề khẩn cấp liên quan đến dữ liệu cũ, tôi vẫn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp qua Zalo/Email. Rất mong nhận được sự chấp thuận của Ban Giám đốc."
>>> Xem thêm: CÁCH XIN NGHỈ VIỆC TRONG THỜI GIAN THỬ VIỆC ĐÚNG LUẬT LAO ĐỘNG 2026
3. Mẫu đơn xin nghỉ việc tạm thời chuẩn
>>> Xem thêm: 5 MẪU ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP CÔNG TY THÔNG DỤNG CHO DÂN VĂN PHÒNG
4. Những lưu ý quan trọng khi viết đơn xin nghỉ việc tạm thời
Để quá trình xin nghỉ việc tạm thời diễn ra suôn sẻ và giữ vững uy tín cá nhân, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
4.1. Thông báo đúng thời hạn và quy trình
Hãy luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nhân sự của công ty. Thông thường, bạn nên báo trước ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định và 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn để công ty có phương án dự phòng. Đặc biệt, hãy chủ động hẹn một buổi trao đổi trực tiếp với sếp tổng hoặc quản lý trực tiếp trước khi gửi email hay nộp đơn chính thức.
4.2. Lý do nghỉ cần rõ ràng và thuyết phục
Đừng đưa ra những lý do mơ hồ. Hãy minh bạch về tình trạng của bản thân dù đó là vấn đề sức khỏe, gia đình hay kế hoạch đi học nâng cao. Một lý do chính đáng và chân thành sẽ nhận được sự thấu cảm từ ban lãnh đạo. Nếu mục đích của bạn là đi học, hãy khéo léo lồng ghép lợi ích mà công ty sẽ nhận được khi bạn trở lại với trình độ chuyên môn cao hơn.
4.3. Bàn giao công việc kỹ lưỡng và trách nhiệm
Sự chuyên nghiệp thể hiện rõ nhất ở cách bạn rời đi. Hãy lập một danh sách chi tiết các đầu việc đang thực hiện, các tài liệu quan trọng và thông tin liên hệ của các đối tác liên quan. Việc chỉ định hoặc đề xuất người thay thế tạm thời và hướng dẫn họ tận tình sẽ đảm bảo bộ máy vẫn vận hành trơn tru khi vắng bạn.
4.4. Thỏa thuận cụ thể về thời gian và vị trí khi quay lại
Đừng chỉ nói "nghỉ một thời gian" mà hãy làm rõ thời điểm chính xác bạn sẽ trở lại làm việc. Nếu đây là trường hợp tạm hoãn hợp đồng lao động, hãy yêu cầu một văn bản xác nhận hoặc cam kết về việc bảo lưu vị trí cũ hoặc tương đương. Điều này giúp bạn tránh được rủi ro mất việc hoặc bị đẩy sang một bộ phận không mong muốn sau khi kỳ nghỉ kết thúc.
4.5. Kiểm tra kỹ phúc lợi và các chế độ quyền lợi
Trước khi chính thức nghỉ, hãy kiểm tra số ngày nghỉ phép năm còn lại. Bạn nên tận dụng hết ngày phép có lương trước khi chuyển sang chế độ nghỉ không hưởng lương. Ngoài ra, hãy trao đổi với phòng nhân sự về việc đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH). Nếu nghỉ kéo dài, bạn có thể phải tự đóng hoặc tạm dừng đóng, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi lâu dài của bạn.
4.6. Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và duy trì kết nối
Dù là nghỉ tạm thời, hãy kết thúc giai đoạn làm việc hiện tại bằng một lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo vì đã tạo điều kiện cho nguyện vọng cá nhân của bạn. Trong suốt thời gian nghỉ, hãy duy trì liên lạc với đồng nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ những vấn đề khẩn cấp liên quan đến phần việc mình đã bàn giao.
>>> Xem thêm: CÁCH XIN NGHỈ VIỆC 1 NGÀY: BÍ KÍP CHUYÊN NGHIỆP DÀNH CHO DÂN CÔNG SỞ
5. Câu hỏi thường gặp
5.1. Xin nghỉ việc tạm thời có được trả lương không?
Xin nghỉ việc tạm thời thông thường không được trả lương, trừ một số trường hợp đặc biệt do luật quy định hoặc thoả thuận. Tuy nhiên, công ty vẫn phải thanh toán đủ lương cho các ngày bạn đã làm việc trước khi nghỉ.
5.2. Đơn xin nghỉ việc tạm thời có cần báo trước không?
Đơn xin nghỉ việc tạm thời bắt buộc phải báo trước theo quy định pháp luật, trừ các trường hợp đặc biệt. Thời gian báo trước tùy loại hợp đồng: tối thiểu 45 ngày (không xác định thời hạn), 30 ngày (12-36 tháng).
5.3. Xin nghỉ việc tạm thời có được giữ vị trí không?
Xin nghỉ việc tạm thời có thể được giữ vị trí nếu được công ty chấp thuận thông qua thỏa thuận tạm hoãn hợp đồng lao động. Tuy nhiên, công ty không bắt buộc phải giữ chỗ nếu nghỉ trái quy định hoặc hết thời hạn thỏa thuận. Việc giữ chỗ phụ thuộc vào lý do xin nghỉ và sự đồng ý của hai bên.
5.4. Xin nghỉ việc tạm thời có bị trừ lương không?
Nghỉ tạm thời thực chất là không hưởng lương cho những ngày nghỉ, không phải là hình thức phạt trừ lương. Đây là khoảng thời gian người lao động và doanh nghiệp thỏa thuận tạm dừng thực hiện hợp đồng lao động, nên quyền hưởng lương cũng tạm ngưng.
5.5. Lý do xin nghỉ việc tạm thời nào thuyết phục nhất?
Những lý do thuyết phục nhất thường là lý do chính đáng, rõ ràng và có tính tạm thời, đồng thời thể hiện bạn vẫn muốn quay lại làm việc. Cụ thể:
- Lý do sức khỏe: Cần thời gian điều trị hoặc phục hồi (có thể kèm giấy xác nhận y tế).
- Chăm sóc gia đình: Người thân ốm đau, cần bạn trực tiếp chăm sóc.
- Nâng cao chuyên môn: Tham gia khóa học, đào tạo, du học ngắn hạn để phát triển bản thân.
- Nghĩa vụ bắt buộc: Nghĩa vụ quân sự hoặc trách nhiệm công dân theo quy định.
- Vấn đề cá nhân cấp bách: Các sự kiện gia đình quan trọng, không thể trì hoãn.
Tóm lại, đơn xin nghỉ việc tạm thời không chỉ là thủ tục hành chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn đối với công việc. Việc trình bày rõ ràng lý do, thời gian nghỉ và cam kết quay lại sẽ giúp tăng khả năng được cấp trên phê duyệt, đồng thời giữ được hình ảnh tốt trong mắt doanh nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chú trọng phát triển con người, đề cao tư duy tích cực và tinh thần học hỏi không ngừng, thì Langmaster Careers chính là điểm khởi đầu lý tưởng để bạn bứt phá sự nghiệp.
Khám phá ngay các vị trí đang tuyển dụng tại Langmaster Careers và ứng tuyển hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội trở thành một phần của đội ngũ năng động, truyền cảm hứng!
